当前，企业员工大部分的日常工作都离不开电脑，工作中形成大量的数据、文档、图纸等资料也大都存储在单位的文件服务器上，并且常常是以共享文件的方式让局域网用户访问使用，虽然方便了员工存储、访问，实现了协同办公。但同时，也使得共享文件安全存在着各种风险。
一、通过操作系统和域控制器等举措来设置共享文件访问权限、监控共享文件夹操作行为。
1、为每个部门建立一个文件夹，文件夹允许对应部门的人员进行完全权限的访问，领导可进行只读访问，其他人员不能访问。
2、建立“常用软件”文件夹，计算机管理人员可以进行完全权限访问，其他人员进行只读访问。
3、建立“公司发文”文件夹，发文人员进行读写访问，其他人员进行只读访问。
4、建立“中转站”文件夹，用于人员之间的资料互换，所有人员具有读写权限。
5、建立“常用报表”文件夹，其中设立各类报表的子文件夹，并对子文件夹设立权限。
需要修改其中内容的人员具有读写权限，只需查看的人员具有只读权限，其他人员无权访问。(具体人员和相关访问权限另附)
3、 安装文件服务器，文件服务器是Windows Server的一个组件。
2、 在根目录下建立各个分目录文件夹。如常用软件、常用报表、中转站、人力部、技术部、进出口部等。
3、 在分目录下建立子目录文件夹。如常用报表下的生产日报表、船期表、纸样图等。
输入“用户名”(登录时使用)、“描述”、“密码”，并取消“用户下次登录时必须更改密码”前的小勾。
通过点击“添加”“高级”“立即查找”，选择要添加的用户和组，之后点击“确认”。
有时只设置了共享的权限，还不能对文件夹中的文件进行写操作。这时就需要进行“安全权限”的设定：
通过点击“添加”“高级”“立即查找”，选择要添加的用户和组，之后点击“确认”。
有时共享文件夹的子文件夹需要另外进行新的权限分配。这时需要进行子文件夹“安全权限”的设定：
将“从父项继承那些可以应用到子对象的权限项目，包括那些在此明确定义的项目”前面的“”取消。在弹出的对话框中点“删除”按钮。
通过点击“添加”“高级”“立即查找”，选择要添加的用户和组，之后点击“确认”。
二、借助第三方局域网共享文件管理软件来设置共享文件访问权限、防止越权访问共享文件的行为。
虽然通过操作系统的文件访问权限设置，可以一定程度上实现共享文件权限管理、防止越权访问共享文件的行为。但是，由于操作系统与生俱来的缺陷，使得无法单纯依靠操作系统实现共享文件的安全管理。这种情况下，就需要借助第三方共享文件夹管理软件、服务器共享权限设置软件来实现了。
大势至共享文件夹管理软件，是一款专门设置共享文件访问权限、保护共享文件安全的软件。通过本系统可以实现共享文件只让读取禁止拷贝、共享文件只让修改禁止删除、共享文件只让打开禁止保存到本地磁盘，以及共享文件禁止拖动、共享文件禁止打印等，全面保护共享文件的安全。如下图：
同时，大势至共享文件夹监控软件还可以记录共享文件访问日志，可以精确识别访问者的IP地址、MAC地址、主机名，以及对共享文件做了何种操作，并且可以将这些访问日志存储到数据库，以及导出为excel格式备份，从而全面保护共享文件的安全，为事后备查和审计提供了方便。如下图：
总之，公司局域网共享文件的管理，一方面需要充分发挥操作系统的文件权限管理，另一方面也需要借助第三方共享文件夹管理软件，只有这样才能最大限度保护共享文件的安全，防止共享文件越权访问的情况发生。
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